医院内部审计档案的规范化管理(1)
[摘要] 随着医院改革的不断深化，医院审计力度的不断加强，直接记载和反映医院内部审计工作的审计档案日益增多。规范化的审计档案不仅能提供审计依据、保障审计质量，还对防范风险、领导决策起重要作用。目前医院内部审计档案管理存在管理意识欠缺，人员专业性不强，档案利用不够充分，信息化建设不足等问题。本研究通过对存在问题的分析，提出相应的对策建议，以期加强医院内部审计档案的规范化管理，促进审计档案发挥其应有的价值。
[关键词] 医院；内部审计；档案管理
[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1674-4721(2015)01(a)-0173-03
随着医疗体制改革的不断深化，医疗服务行业竞争的日趋激烈，促使医疗服务行业竞相完善经营管理体制及其运行机制，加强医院内部审计。审计职能不断扩展、审计力度不断加强，在履行审计监督职能过程中形成的审计档案日益增多[1]。作为直接记载审计监督活动、体现和反映审计监督职能全过程的审计档案，是审计工作不可或缺的一部分[2]。如何对其进行规范化的管理，提高审计工作质量，防范和规避审计风险，发挥审计的“免疫系统”功能提出了更高的要求。
1 医院内部审计档案规范化管理的必要性
1.1 为研究总结工作提供依据
医院内部审计档案是医院内审人员在审计监督医院财务收支、经济活动过程中形成的[3]，具有保存价值的文字、图表、影像等客观的历史档案，真实反映和记载了审计监督活动的全过程[4]。医院内部审计档案来源于审计实践，记载着审计工作的方方面面，是审计最可靠的凭证，保留着审计工作最真切的历史痕迹，是审计工作的成果和结晶[5]。规范医院内部审计档案管理，可以促进内审人员更客观地了解审计历史，掌握审计工作内容、方法，为进一步审计工作提供依据，更便于内审人员查找审计档案，提取审计素材，分析、总结审计项目，吸取审计经验，改进审计方法，作好审计准备，明确审计重点，有的放矢，提高工作效率，推动审计工作的科学化、规范化。
1.2 为评价审计工作质量提供依据
医院内部审计档案是医院内部审计工作的重要组成部分，是审计工作的真凭实证，特别是审计过程中的审计手稿；领导或有关人员的亲笔签署或批示；建筑工程跟踪审计工作记录等，都真实体现和反映着医院内审部门履行审计监督职能的真实情况。科学、合理、规范地做好审计档案管理，便于审察审计证据是否齐全，审计定性是否客观，审计结论是否落实，审计过程是否合规，从而更好地掌握审计工作内容，评价审计工作成效，检验审计监督质量，发现审计薄弱环节，为完善审计方法、发现和弥补审计工作中的不足积累资料[6]。
1.3 为防范审计风险提供依据
医院审计发展至今，已经成为医院管理运营不可或缺的有机组成部分。随着医院规模的扩大化，医院经济活动的复杂化，医院的审计环境不断发生变化，其面临的审计风险也随之增多[7]。审计过程就是不断收集审计证据的过程，规范医院审计档案管理，全面、真实、详细地收集和整理审计工作中的资料，有助于提供真实可靠的审计证据，得出全面的、可靠的审计结论，撰写真实、合理、合规的审计报告，为防范医院审计风险提供详实的依据。
1.4 为宏观决策提供依据
随着医院内部审计作用的不断发挥，价值的日益提升，规范化的医院内部审计档案不断体现其自身的价值，比如公允地反映医院财务状况、经营成果和现金流量情况的会计报表审计档案、促进医院经营结构改善的内部控制审计档案、为有关部门考核责任人任职期间业绩提供参考依据的历任经济责任审计档案等，都从不同方面、不同层次为医院管理层准确和全面的掌握医院的财务状况、运营结构、干部任用、投资项目等提供了详实的参考决策依据。
2 目前医院内部审计档案管理存在的问题
审计署、国家档案局2012年联合发布的第10号令《审计机关审计档案管理规定》，审计署2013年发布的《审计机关审计档案工作准则》，都明确了审计档案的管理内容、基本要求和人员配备，并详细规定了审计文件材料的归档范围。10号令和工作准则的颁布实施为医院内部审计档案规范管理提供了基本法规和工作思路，各医疗服务行业以此为依据，改进工作方式方法，在医院内部审计档案管理方面取得了一定的成效。但是，在内部审计档案管理工作的具体实施中，还存在以下问题。
2.1 审计档案的规范管理意识欠缺
部分医院内审部门档案意识薄弱，规章制度不够健全。医院的领导、内审部门负责人以及内审档案工作人员对审计档案管理认识不到位[8]，没有制订规范的工作流程，责任分工不明确，缺少有效的防范抢救措施，导致审计档案出现收集不及时、漏收、丢失、损坏、信息泄露等现象。随着内审档案资源的增加，由于档案归档的滞后性、工作人员的意识不到位，内审人员往往不能及时将审计工作中的形成资料及时归档，造成档案流失，无档可归，无档可查。另外，在审计档案的借阅传递过程中，由于借档或阅档人的保管不当、未按审批规章对保密审计档案进行查阅，很容易造成审计档案的损毁、丢失、泄密等问题的出现[9]。
2.2 审计档案工作人员的专业性不强
实现医院内审档案的规范化管理，必须培养一支拥有档案管理知识、熟悉审计业务、具有信息化技术并能严格遵守职业道德素养和行业纪律的档案人才队伍。目前医院内部审计档案往往由负责审计工作的人员以兼职的形式进行管理，缺乏专业的审计档案管理人员。由于内审人员毫无档案管理方面的理论知识基础、缺少档案管理系统的理论培训，不熟悉计算机、网络环境下档案管理系统的使用，在审计档案的收集、立卷，确定档案的保管期限、密级，档案信息化的管理和开发利用方面存在很大的随意性，这对医院审计档案管理的发展是极为不利。
2.3 审计档案的开发利用程度不高
档案是记录和保存科学技术知识、生产活动成果的科技文件，同时也是促进知识创造和科技成果转化的重要资源，具有较高的再利用价值和经济效益[10]。医院内部审计档案管理是审计工作的一部分，其目的是为了内审人员更好地开展、总结、研究审计工作，为了医院管理层更全面、真实了解医院经济管理活动。目前，医院内审档案管理人员只是单一的注重审计档案的存放和保管，医院审计档案资源信息化管理比较落后，审计档案的开发与利用程度有限，很多非常珍贵的审计资料被束之高阁，未能发挥其应有的价值。 (刘文文 王凡 王沙)
[关键词] 医院；内部审计；档案管理
[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1674-4721(2015)01(a)-0173-03
随着医疗体制改革的不断深化，医疗服务行业竞争的日趋激烈，促使医疗服务行业竞相完善经营管理体制及其运行机制，加强医院内部审计。审计职能不断扩展、审计力度不断加强，在履行审计监督职能过程中形成的审计档案日益增多[1]。作为直接记载审计监督活动、体现和反映审计监督职能全过程的审计档案，是审计工作不可或缺的一部分[2]。如何对其进行规范化的管理，提高审计工作质量，防范和规避审计风险，发挥审计的“免疫系统”功能提出了更高的要求。
1 医院内部审计档案规范化管理的必要性
1.1 为研究总结工作提供依据
医院内部审计档案是医院内审人员在审计监督医院财务收支、经济活动过程中形成的[3]，具有保存价值的文字、图表、影像等客观的历史档案，真实反映和记载了审计监督活动的全过程[4]。医院内部审计档案来源于审计实践，记载着审计工作的方方面面，是审计最可靠的凭证，保留着审计工作最真切的历史痕迹，是审计工作的成果和结晶[5]。规范医院内部审计档案管理，可以促进内审人员更客观地了解审计历史，掌握审计工作内容、方法，为进一步审计工作提供依据，更便于内审人员查找审计档案，提取审计素材，分析、总结审计项目，吸取审计经验，改进审计方法，作好审计准备，明确审计重点，有的放矢，提高工作效率，推动审计工作的科学化、规范化。
1.2 为评价审计工作质量提供依据
医院内部审计档案是医院内部审计工作的重要组成部分，是审计工作的真凭实证，特别是审计过程中的审计手稿；领导或有关人员的亲笔签署或批示；建筑工程跟踪审计工作记录等，都真实体现和反映着医院内审部门履行审计监督职能的真实情况。科学、合理、规范地做好审计档案管理，便于审察审计证据是否齐全，审计定性是否客观，审计结论是否落实，审计过程是否合规，从而更好地掌握审计工作内容，评价审计工作成效，检验审计监督质量，发现审计薄弱环节，为完善审计方法、发现和弥补审计工作中的不足积累资料[6]。
1.3 为防范审计风险提供依据
医院审计发展至今，已经成为医院管理运营不可或缺的有机组成部分。随着医院规模的扩大化，医院经济活动的复杂化，医院的审计环境不断发生变化，其面临的审计风险也随之增多[7]。审计过程就是不断收集审计证据的过程，规范医院审计档案管理，全面、真实、详细地收集和整理审计工作中的资料，有助于提供真实可靠的审计证据，得出全面的、可靠的审计结论，撰写真实、合理、合规的审计报告，为防范医院审计风险提供详实的依据。
1.4 为宏观决策提供依据
随着医院内部审计作用的不断发挥，价值的日益提升，规范化的医院内部审计档案不断体现其自身的价值，比如公允地反映医院财务状况、经营成果和现金流量情况的会计报表审计档案、促进医院经营结构改善的内部控制审计档案、为有关部门考核责任人任职期间业绩提供参考依据的历任经济责任审计档案等，都从不同方面、不同层次为医院管理层准确和全面的掌握医院的财务状况、运营结构、干部任用、投资项目等提供了详实的参考决策依据。
2 目前医院内部审计档案管理存在的问题
审计署、国家档案局2012年联合发布的第10号令《审计机关审计档案管理规定》，审计署2013年发布的《审计机关审计档案工作准则》，都明确了审计档案的管理内容、基本要求和人员配备，并详细规定了审计文件材料的归档范围。10号令和工作准则的颁布实施为医院内部审计档案规范管理提供了基本法规和工作思路，各医疗服务行业以此为依据，改进工作方式方法，在医院内部审计档案管理方面取得了一定的成效。但是，在内部审计档案管理工作的具体实施中，还存在以下问题。
2.1 审计档案的规范管理意识欠缺
部分医院内审部门档案意识薄弱，规章制度不够健全。医院的领导、内审部门负责人以及内审档案工作人员对审计档案管理认识不到位[8]，没有制订规范的工作流程，责任分工不明确，缺少有效的防范抢救措施，导致审计档案出现收集不及时、漏收、丢失、损坏、信息泄露等现象。随着内审档案资源的增加，由于档案归档的滞后性、工作人员的意识不到位，内审人员往往不能及时将审计工作中的形成资料及时归档，造成档案流失，无档可归，无档可查。另外，在审计档案的借阅传递过程中，由于借档或阅档人的保管不当、未按审批规章对保密审计档案进行查阅，很容易造成审计档案的损毁、丢失、泄密等问题的出现[9]。
2.2 审计档案工作人员的专业性不强
实现医院内审档案的规范化管理，必须培养一支拥有档案管理知识、熟悉审计业务、具有信息化技术并能严格遵守职业道德素养和行业纪律的档案人才队伍。目前医院内部审计档案往往由负责审计工作的人员以兼职的形式进行管理，缺乏专业的审计档案管理人员。由于内审人员毫无档案管理方面的理论知识基础、缺少档案管理系统的理论培训，不熟悉计算机、网络环境下档案管理系统的使用，在审计档案的收集、立卷，确定档案的保管期限、密级，档案信息化的管理和开发利用方面存在很大的随意性，这对医院审计档案管理的发展是极为不利。
2.3 审计档案的开发利用程度不高
档案是记录和保存科学技术知识、生产活动成果的科技文件，同时也是促进知识创造和科技成果转化的重要资源，具有较高的再利用价值和经济效益[10]。医院内部审计档案管理是审计工作的一部分，其目的是为了内审人员更好地开展、总结、研究审计工作，为了医院管理层更全面、真实了解医院经济管理活动。目前，医院内审档案管理人员只是单一的注重审计档案的存放和保管，医院审计档案资源信息化管理比较落后，审计档案的开发与利用程度有限，很多非常珍贵的审计资料被束之高阁，未能发挥其应有的价值。 (刘文文 王凡 王沙)